Secrétaire de direction (M/F) à mi-temps
Poste à pourvoir :
Type de contrat : Contrat à durée indéterminée.
Temps de travail : mi-temps 19h/semaine (présence au moins 3 jours par semaine sur place indispensable).
Horaire : Flexible de type administratif.
Conditions salariales : Barème CP 329.02.
Poste à pourvoir début janvier 2021.
Missions du Relais Social :
Le Relais Social de la Province du Brabant wallon est une structure reconnue et subventionnée par la Région wallonne selon :
Le code wallon de l’Action sociale et de la Santé (article 48 à 65)
Le Code réglementaire de l’Action sociale et de la Santé (article 39 à 68) relatif à la reconnaissance et au subventionnement des Relais Sociaux.
Son objectif est la lutte contre l’exclusion sociale des personnes en grande précarité, via, notamment :
La coordination des acteurs (publics et privés) impliqués dans le secteur de la lutte contre l’exclusion sociale, c’est-à-dire leur mise en réseau et son soutien.
Un rôle d’observatoire de la grande précarité du social
Le subventionnement de projets émanant des besoins du terrain
Le Relais Social permet d'impulser des projets partenariaux visant à répondre aux situations de précarité sociale et d’apporter une plus-value au dispositif existant.
Missions dévolues :
Tâches liées au secrétariat général :
⇒ Gestion du courrier entrant / sortant et des e-mails ;
⇒ Accueil et gestion des appels téléphoniques et dispatching ;
⇒ Mise en page de documents : graphiques, rapports, invitations, …;
⇒ Gestion des différentes échéances (liées aux justificatifs, aux paiements des subventions, …) ;
⇒ Réponse aux candidatures spontanées ;
⇒ Tenue de l’agenda des activités transversales ;
⇒ Prise de notes en réunion ; Retranscription de notes et rédaction de procès-verbaux ;
⇒ Préparation des documents utiles à l’inspection financière, dans le respect des délais prescrits ;
⇒ Gestion des dossiers liés au personnel en collaboration avec le secrétariat social ;
⇒ Préparation, en collaboration avec la Coordinatrice générale, des conventions annuelles des projets subventionnés ;
⇒ Relecture orthographique des rapports.
Tâches liées à l’obligation relative aux marchés publics :
⇒ Actualisation des connaissances personnelles en la matière ;
⇒ Rédaction des appels d’offre, élaboration des critères d’attribution avec les membres de l’équipe concernés, dépouillement des offres, comparatifs et préparation de la délibération de l’Assemblée Générale, du Conseil d’administration ;
⇒ Gestion des frais de fonctionnement et rédaction du rapport pour les administrateurs.
Tâches liées à la comptabilité :
⇒ Encodage des données dans le logiciel comptable et collaborations avec le Trésorier ;
⇒ Gestion des extraits de comptes, des factures, mandats de paiement, déclarations de créance, … ;
⇒ Gestion de l’enveloppe des frais de fonctionnement en collaboration avec le(la) coordinateur(trice) ;
Tâches liées à la fonction de responsable de la communication :
⇒ Organisation des formations : invitation, salle, catering, envoi de l’invitation, gestion des inscriptions, contact avec les formateurs / les participants, évaluation ;
⇒ Organisation des événements de l’association : colloques, journées d’échanges, réunions thématiques, conférences de presse, … ;
⇒ Aide à la réalisation de dépliants et autres outils de communication ;
⇒ Soutien dans la réalisation de la newsletter de l’association ;
⇒ Gestion de la boite « info » de l’association : réponse, dispatching aux membres de l’équipe, suivi ;
⇒ Soutien dans la gestion, alimentation et actualisation de la page facebook et du site internet.
Tâches liées à la logistique de l’association :
⇒ Recensement des difficultés, prise de contact et suivi en vue de la résolution des problèmes au niveau de la maintenance informatique, de la téléphonie, de la maison ;
⇒ Recensement des besoins et commande des fournitures quotidiennes et des petites fournitures de bureau ;
Compétences :
Savoirs :
Bonne connaissance des matières suivantes :
• Du code wallon de l’Action sociale et de la Santé (article 48 à 65) ;
• Du Code réglementaire de l’Action sociale et de la Santé (article 39 à 68) relatif à la reconnaissance et au subventionnement des Relais Sociaux ;
• Connaissance du fonctionnement des a.s.b.l. ;
• Connaissance générale de la Province du Brabant wallon ;
• Maîtrise des lois spécifiques et des procédures administratives.
Est un plus :
• Connaissance en gestion des ressources humaines
• Compétences dans des outils de communication (site internet, facebook, newsletter)
• Connaissance du secteur de la grande précarité
Savoir-faire :
• Capacité à structurer et à organiser son travail en tenant compte des échéances, des urgences, … ;
• Capacité à gérer et à organiser des agendas ;
• Capacité à planifier et gérer les tâches multiples et variées ;
• Communiquer les informations en temps utiles ;
• Bonne capacité rédactionnelle ;
• Orthographe irréprochable ;
• Faire preuve de proactivité et d’anticipation ;
• Très bonne connaissance pratique des outils informatiques : Windows et suite Office. La maîtrise d’outils infographiques est un atout ;
• Excellente maîtrise de la mise en page ;
• Connaissance (générale) des obligations relatives aux marchés publics ;
• Organisation, rigueur et autonomie dans le travail / Articulation de son travail avec celui de l’équipe.
Savoir-être :
• Discrétion et non-jugement ;
• Disponibilité, ouverture d’esprit et facilité d’intégration dans une équipe ;
• Excellente organisation et esprit de synthèse ;
• Prise de recul par rapport aux sollicitations diverses et bonne résistance au stress ;
• Capacité à discerner l’essentiel de l’accessoire ;
• Bonne faculté d’adaptation aux situations imprévues ;
• Dynamisme et enthousiasme ;
• Autonomie et flexibilité dans le travail ;
• Sociabilité ;
• Diplomatie ;
• Aptitude à bien communiquer ;
• Rigueur ;
• Ponctualité ;
• Esprit d'analyse ;
• Capacité de remise en question ;
• Créativité.
Conditions d'accès
Être titulaire d’un graduat ou baccalauréat en secrétariat de direction.
Tout autre graduat avec expérience utile dans la fonction.
Avoir 5 ans d’expérience dans la fonction.
Disposer d’un permis de conduire est un plus.
Lieu de travail :
Avenue Henri Lepage 5, 1300, Wavre
Procédure de sélection :
Candidatures avec CV et lettre de motivation à adresser, UNIQUEMENT PAR MAIL, à Maëlle Dewaele, chargée de projet RSBW : rsbw.recrutement@gmail.com
Les candidatures seront prises en compte jusqu’au 18 novembre 2021.
Pré-sélection sur base du CV.
Epreuve écrite le 29/11/21 au matin (lieu communiqué par mail)
Epreuve orale le 9/12/21 dans l’après midi ((lieu communiqué par mail)
Le candidat retenu sera amené à se présenter devant les membres de l’organe d’administration.