Laïcité Brabant wallon asbl recherche un∙e assistant∙e de direction à temps plein (38h/sem.) à Wavre
Le formulaire de candidature doit être complété avant mercredi 30 novembre 2022 (date de clôture des candidatures).
Dans le cadre de la défense et de la promotion de la laïcité sur le territoire du Brabant wallon, l’assistant∙e de direction assume une assistance administrative efficace et productive en vue de contribuer à la bonne organisation quotidienne du travail de la direction de régionale.
L'assistant∙e de direction travaille sous la responsabilité hiérarchique du directeur de Laïcité Brabant wallon.
L'assistant∙e de direction assure :
- l’interface entre la direction de régionale et les tierces personnes
- la gestion administrative liée à la fonction de direction de régionale
- la coordination de l’équipe administrative
- la fonction de CP niv. III du SIPP (formation prévue)
Il - Elle a plus spécifiquement comme tâches de :
- Servir d’interface pour tout contact avec la direction de régionale
- Assurer la gestion administrative liée à la fonction de direction de régionale, à savoir :
- Tenir et organiser l’agenda et les échéanciers de la direction de régionale (prendre des rendez-vous, planifier les réunions, prévoir et organiser les déplacements, etc.)
- Préparer les documents nécessaires (fardes, notes diverses, …)
- Assister aux réunions auxquelles la direction de régionale participe et qui requièrent sa présence
- Assurer le secrétariat des instances politiques de Laïcité Brabant wallon (AG, OA, BU) : rédiger les convocations et les procès-verbaux des réunions, assurer les obligations statutaires de l'institution
- Assurer la gestion juridico-administrative du personnel
- Assurer les contacts avec le service IT externe (helpdesk informatique)
- Superviser la diffusion, le classement et l'archivage des informations (courriers, courriels, comptes rendus, documents comptables, dossiers techniques, ...) ainsi que l’encodage de la Base de Données et des Mailing List dans le respect des règles RGPD
- Gérer les appels d'offre et les demandes de devis
- Assurer le suivi avec les fournisseurs
- Assurer le suivi des assurances
- Assurer le suivi des fiches de prestations du personnel
- Gérer le suivi du plan de formation
- Assurer la coordination de l’équipe administrative et logistique, à savoir :
- Implémenter et maintenir des procédures simplifiées d’information interne et de gestion administrative
- Assurer le suivi de la gestion matérielle du bâtiment
- Organiser, superviser et évaluer le travail de l’équipe qui est sous sa responsabilité
- Superviser la logistique des réunions et des événements de la régionale
- Évaluer les éventuels besoins de formation professionnelle de l’équipe
- Le cas échéant, veiller à (faire) assurer le poste d’accueil en cas d’absence de la déléguée à l’accueil-secrétariat (fonction de back up)
- Assurer la fonction de conseiller en prévention de niveau III au sein du SIPP de l’UTE Centre d'Action Laïque au niveau du Brabant wallon
Il - Elle doit impérativement :
- Etre titulaire d’un bachelier (graduat) en secrétariat de direction et/ou posséder une expérience professionnelle d’au moins 3 années dans une fonction similaire
- Avoir une connaissance approfondie du français
- Maîtriser les techniques de communication écrite (prise de notes, retranscription, transmission, classement et rédaction de textes et de procès-verbaux dans un style correct, clair, synthétique et sans faute d’orthographe, …) et orale (prise de parole, écoute active, …)
- Maîtriser les logiciels spécifiques (Suite Office : Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Access, et les moteurs de recherches sur Internet)
- Maîtriser les outils bureautiques (téléphone, photocopieur, dictaphone, etc.)
- Savoir gérer un agenda (gestion du temps et des priorités)
- Avoir de bonnes connaissances en matière de gestion administrative d’asbl
- Avoir des compétences en gestion d'équipe (notamment en résolution de problèmes)
- Être titulaire du permis B de conduire
Par ailleurs, il-elle devra également:
- Partager et soutenir les valeurs de la laïcité
- Réfléchir de manière libre-exaministe
- Connaître et respecter les procédures liées aux activités du poste
- Être capable de donner une information correcte sur la laïcité en général et les projets de la régionale en particulier
- Travailler en horaire variable/régime variable
Procédure de sélection:
Nous signalerons aux candidats s’ils sont retenus ou non pour se présenter à une entrevue qui se tiendra le mardi 6 décembre 2022 (de 9h à 17h) à Laïcité Brabant wallon (33 rue Lambert Fortune à 1300 Wavre).
Pour les candidats retenus après cette entrevue, une épreuve en ligne aura lieu le vendredi 9 décembre 2022 (de 17h à 19h) à
Laïcité Brabant wallon (33 rue Lambert Fortune à 1300 Wavre).
Enfin, le cas échéant, une dernière entrevue pourrait être organisée le jeudi 15 décembre 2022 (à partir de 14 heures) à Laïcité Brabant wallon (33 rue Lambert Fortune à 1300 Wavre).
La personne retenue sera engagée à temps plein, soit 38h/sem. sous contrat à durée indéterminée. La personne sera basée en nos bureaux à Wavre.
Le montant de la rémunération mensuelle brute liée à cette fonction sera fixé en fonction de l’expérience utile à partir de 3 460€ (échelon 5 de la CP. 329.02). Engagement prévu idéalement à partir du 9 janvier 2023.
Contenu des épreuves écrite et orale
Les épreuves comprendront des questions portant sur :
- Les motivations pour l’emploi
- L’engagement laïque
- Les compétences nécessaires à la fonction
Pour postuler, rendez-vous sur : https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSdAOz9UXTEDsXQ49L928rkHMm7jTr9SIG-1ZX49SCNrW84oUg/viewform